Gratis rooster app horeca: wat je echt krijgt en wat niet

Je wilt roosteren zonder betalen — maar is gratis rooster-software echt gratis?

Maandagmorgen, 08:30 uur. Je café gaat open over twee uur. Je ziet dat je twee medewerkers te veel hebt ingeraamd en één vergeten hebt. Je stuurt iedereen berichten via WhatsApp, wacht op reacties, beweegt diensten door elkaar heen, en verzend een laatste bericht met de "finale" rooster.

Dit gebeurt wekelijks, en het raakt je energie. Dus je zoekt iets goeds — en gratis.

De goeie berichten: ja, er bestaan gratis rooster apps. De lastige boodschap: gratis en "werkt echt in horeca" zijn niet altijd hetzelfde. Een Excel-sheet is gratis, maar geen één rooster-app. Een app met een gratis tier ook, maar dan zitten er gaten waar jij tegenaan loopt zodra je team groter wordt of je meer wilt dan basale roosters.

Dus laten we eerlijk zijn: welke apps zijn werkelijk gratis, wat kunnen ze doen, en waar moet je voorzichtig zijn?

Wat een rooster app echt móet doen in horeca

Voordat we apps gaan vergelijken, moeten we helder hebben wat je écht nodig hebt.

Je wilt niet alleen diensten inplannen. Je wilt ook dat je team het ziet zonder dat je handmatig SMS'jes stuurt. Je wilt dat werknemers kunnen aangeven wanneer ze wél kunnen werken. Je wilt weten hoeveel uur iedereen werkt — niet voor lol, maar omdat je het nodig hebt voor de belastingdienst en je loonverwerking. En ja, je wilt het liefst niet zelf al die diensten hoeven in te vullen; je wilt dat de app slim genoeg is om voorkeur, beschikbaarheid en urenbalans in één keer op elkaar af te stemmen.

Dat is veel. Laten we splitsen in nice-to-have en absolute must-have:

Moet kunnen:

• Werknemers toevoegen met hun beschikbaarheid
• Diensten aanmaken en aanpassen
• Team ziet rooster (zonder handmatige stuurberichten)
• Export naar je loonverwerking (getallen kloppen)

Nice-to-have, maar wel fijn:

• Auto-toewijzen (algoritme vult diensten slim in)
• Verlofaanvragen (werknemers vragen vrij aan, jij keurt goed)
• Klokfunctie (in/uit registratie op telefoon of kiosk)
• Nederlandse cao-check (waarschuwt voor overwerk of te korte rust)

Nu het slechte nieuws: als je gratis wilt blijven, moet je ergens iets loslaten.

Gratis rooster apps vergelijken: wat je echt krijgt

Laten we concreet worden.

MijnShift — de bekendste gratis optie

MijnShift biedt een gratis tier aan. Je kunt roosters maken, werknemers toevoegen (tot een bepaald aantal), en je team kan zien wat ze draaien. Export is mogelijk, verlofaanvragen zijn ingebouwd.

De limiet: het werkt prima tot zo'n 5-8 werknemers. Daarboven wordt het browservenster voller, de service wordt voorzichtiger met gratis features, en je voelt snel dat je moet upgraden naar hun betaalde plan. Auto-toewijzen is niet beschikbaar op de gratis tier.

Geschikt voor: tiny teams (café met 4 vaste medewerkers), als je bereid bent handmatig in te roosteren.

Excel / Google Sheets — het handmatige alternatief

Je maakt een spreadsheet met kolommen per dag, rijen per medewerker, en je vult diensten in. Je stuurt het per mail door.

Voordelen: je kent het, je hebt volledige controle.

Nadelen: je team ziet updates niet in real-time, niemand kan via de app aangeven wat ze kunnen, urenregistratie is handmatig tellen, verlofaanvragen gaan per mail heen en weer.

Geschikt voor: als je team klein en stabiel is en je niet veel interne coördinatie nodig hebt.

SnelPlan — 14 dagen gratis, dan €1,99 per medewerker per maand

Ja, dit is niet "volledig gratis", maar het is zo goedkoop en flexibel dat het waard is om hier eerlijk over te zijn: voor €1,99 per actieve werker per maand krijg je auto-toewijzen, verlofaanvragen, urenregistratie via kiosk of telefoon, Nederlandse cao-check, en een team-app waar iedereen ziet wat ze draaien.

Dus: voor een café met 8 vaste medewerkers kost SnelPlan €1,99 × 8 = €15,92 per maand. Voor een restaurant met 20 mensen: €39,80 per maand.

Gratis trial: 14 dagen, geen creditcard nodig.

Geschikt voor: teams die groter worden dan 5-6 mensen en die willen dat roosteren gemakkelijker wordt dan Excel.

Samenvatting: wat-kan-wat tabel

Stap-voor-stap: je eerste rooster in 30 minuten

Laten we zeggen: je kiest voor MijnShift (omdat het gratis moet) en je hebt 5 medewerkers. Hier hoe je aan de slag gaat.

Stap 1: Account aanmaken

Je gaat naar MijnShift, maakt een account aan, voert je bedrijfsnaam in. Takes 2 minuten.

Stap 2: Team toevoegen

Je voegt je 5 medewerkers toe. Voor elk persoon zet je hun naam en hun typische beschikbaarheid (hoeveel uur per week, welke dagen). Dit kost ~10 minuten voor kleine team.

Stap 3: Week-template bouwen

Je maakt een week-template: welke diensten breng je in rekening? Bijvoorbeeld:

• Maandag: 08:00-17:00 (dagdienst, 1 pers), 17:00-23:00 (avond, 2 pers)
• Dinsdag: idem
• Enzovoort

MijnShift kan dit hergebruiken de volgende week, dus je bent niet alles opnieuw aan het invullen.

Dit kost ~10 minuten.

Stap 4: Diensten toewijzen

Nu vul je in wie op welk moment werkt. Zonder auto-toewijzen moet je handmatig. Je let op beschikbaarheid (je ziet wie die dag niet kan) en spreadt de uren min of meer eerlijk.

Dit kost ~5-10 minuten, afhankelijk van hoeveel gaten je hebt.

Stap 5: Publiceren en delen

Je markeer de week als "klaar" en deelt een link met je team. Ze zien de rooster in hun browser of app en weten wat ze draaien.

Dit kost 1 minuut.

Total: 30-40 minuten voor je eerste week.

Volgende week doe je hetzelfde, maar met de template bespaar je de eerste 15 minuten.

Waar gratis rooster-apps struikelen

Nu de realiteit: gratis apps zijn gratis omdat ze geld verdienen aan een betaalde tier. Ze worden dus voorzichtig met features.

Limiet 1: Werknemers

MijnShift geeft je waarschijnlijk plaats voor 5-10 werknemers gratis. Daarboven moet je betalen. Voor een horeca-zaak is 5-10 snel voorbij als je vaste medewerkers hebt plus seizoenale hulp.

Limiet 2: Urenregistratie

Je kunt roosteren gratis. Maar hoe je werknemers hun werkelijk gewerkte uren registreert — in via klokken, kiosk, of app — dat zit niet in de meeste gratis tiers. Je moet dat handmatig invoeren aan het einde van de week.

Dit klinkt klein, maar het slikt tijd: je wacht op handmatige berichten van medewerkers, je invoert in, je voert uit naar je loonverwerking. Makkelijk 30 minuten per week.

Limiet 3: Verlofaanvragen

MijnShift heeft dit, maar in beperkte vorm. Zeggen je dat werknemers hun verlof echt kunnen aanvragen en je direct hoort of het goedgekeurd is? Dat zit soms in een betaalde tier.

Limiet 4: Samenwerking

Je team ziet hun rooster, ja. Maar kunnen ze onderling diensten ruilen? Kunnen ze zeggen "ik wil deze dienst niet"? Dit staat in betaalde versies, niet in gratis.

Limiet 5: Rapportage

Je wilt weten: hoeveel uur heb ik deze maand ingepland? Waar raakt ik mijn cao-limieten? Dit vraagt goed rapportagewerk, en gratis apps doen dit zelden goed. Je bent zelf aan het tellen.

Gratis blijft gratis — totdat je het niet meer bent

Laten we rekenen. Je bent manager van een café met 8 medewerkers. Je gebruikt MijnShift (gratis), omdat je niet wilt betalen.

Wekelijks:

• 45 minuten roosteren (diensten invullen, rechtzetten)
• 30 minuten urenregistratie handmatig invoeren
• 20 minuten per mail met werknemers over diensten heen en weer = 95 minuten per week

Per maand: 95 × 4 = 380 minuten = 6,3 uur per maand

Je eigen uurloon als manager: zeg €20/uur. Dit kost je €126 per maand in je eigen tijd.

Nu SnelPlan: €1,99 × 8 = €15,92 per maand.

Auto-toewijzen vult diensten in seconden in (geen handmatig invullen). Urenregistratie gebeurt via klok (geen handmatig invoeren). Verlofaanvragen gaan automatisch (geen mail-discussie).

Je bespaart waarschijnlijk 60 minuten per week, dus 240 minuten per maand = 4 uur = €80.

SnelPlan kost je €15,92. Het bespaart je €80. Je winst: €64 per maand.

Dit gaat op zodra je team groter is dan 5-6 mensen. Daarvoor kan gratis prima.

Probeer het gratis

Je kunt SnelPlan 14 dagen helemaal gratis uitproberen — geen creditcard nodig. In die twee weken zie je zelf:

• Of auto-toewijzen je echt helpt
• Of je team de app aanneemt
• Of je besparing op handwerk echt waar maakt

Veel teams ontdekken dat één week gratis roosteren met auto-toewijzen al meer waard is dan maanden Excel-gedoe.

Probeer SnelPlan 14 dagen gratis — geen verplichtingen.

Bonus: tips voor gratis roosteren tot het kan

Als je nog niet klaar bent voor betaald, hier een paar dingen die de pijn verminderen:

Gebruik week-templates. MijnShift (en Excel) kunnen dit. Maak één goede week, hergebruik die structuur.

Laat je team beschikbaarheid invoeren. Je hoeft niet alles zelf in te vullen. Veel gratis apps hebben een formulier waar medewerkers hun voorkeur aangeven.

Exporteer naar een centraal bestand. Je loonverwerker hoeft de rooster-app niet te kennen. Exporteer je uren als CSV en importeer in je boekhouding.

Bekijk de tutorialvideo's. SnelPlan's Academy heeft stap-voor-stap uitlegvideo's over rooster-maken. Ook als je niet direct betaalt, helpt begrijpen hoe roosteren kan werken.

Zet een moment in voor jouw rooster-moment. "Elke vrijdag 16:00 uur rooster ik de volgende week in." Dat geeft rust, en je vergeet minder.

Vergelijk ook eens: hoe zit het echt met alternatieven?

Voordat je voor één app kiest, wij je misschien ook even voelen hoe SnelPlan zich verhoudt tot concurrent(e)s zoals Planday of Shiftbase. Lees hoe SnelPlan tegen Planday aanstaart — dezelfde features, veel goedkoper.

Dus: gratis rooster apps bestaan (MijnShift, Excel), maar ze hebben limieten zodra je groter wordt dan 5-8 medewerkers. Echte roosteren kost je tijd, of je gebruikt software die dat voor je doet. €1,99 per medewerker per maand (SnelPlan) betaalt zichzelf terug zodra je meer dan 5-6 mensen hebt. En je kunt 14 dagen gratis testen, zonder creditcard.

Start je eerste rooster gratis op SnelPlan.

Hoe onboarden je team snelst?

Je apps goed instellen is één ding; je medewerkers mee krijgen is iets anders. Bekijk ons stappenplan voor team-onboarding — werknemers zien wat ze draaien, en jij krijgt meer rust.